Kader 

Als eerste digitaliseren

In dit scenario laten we zien hoe een afdeling als eerste in de organisatie gaat digitaliseren. Er zijn vanuit de organisatie vuistregels opgesteld over hoe de nieuwe situatie eruit moet zien.

In het begin was er een gevoel voor de wijze waarop deze nieuwe situatie zou ontstaan; namelijk door te investeren in communicatie en begeleiding van eerst de eigen afdeling en dan de rest van de organisatie. De waan van de dag en vele vragen maken echter dat de focus verwatert en de deadline nadert.

Twee adviseurs waren een dagdeel aanwezig bij de klant en verzorgden een sessie.

Hoofddoelstelling: Een overzicht bieden van de stappen die gezet moeten worden, uitgesplitst naar de stappen die incompany opgepakt (kunnen) worden en stappen waar deze afdeling begeleiding bij nodig heeft. Hierbij wordt vooruit gekeken naar het moeten overbrengen van de eigen ervaring naar de rest van de organisatie.

Randvoorwaarden voor dit project zijn dat deelnemers aan de sessie de mogelijkheid hadden om zelf kaders te bepalen en in te vullen, zodat alles goed aansloot bij de eigen praktijk. Bovendien mochten deelnemers best uitgedaagd worden. 

De sessie kende drie onderdelen:

1: Wat is ‘digitaliseren’?

Het begrip ‘digitaliseren’, voor een organisatie die daar tot nu toe niet mee bezig was, vraagt om verduidelijking. Mensen weten wel waar je het over hebt, maar kunnen dit lastig vertalen naar concreet gedrag.

w

2: Wat gebeurt er nu?

Er is gekeken naar het plan dat er ligt en de gaten die er vielen. Ook is gekeken naar de vragen die gesteld worden, zowel dat waar de afdeling zelf tegen aan liep als de vragen die van collega’s elders in de organisatie kwamen.

3: Wat moet er (nog) gebeuren?

Er is besproken hoe de gaten die er nu vallen te dichten zijn en wat men heeft geleerd van deze eerste periode. Vervolgens zijn gericht taken verdeeld, waarbij een taak was om externe begeleiding te zoeken voor een aantal stappen.

Uitvoering project

1: Wat is ‘digitaliseren’?

> Er zijn concrete antwoorden gezocht op de vragen ‘wat bedoelen wij met digitaliseren?’ en ‘wat lijkt het beeld te zijn dat mensen in de organisatie er bij hebben?’.

> Deze antwoorden toonden een zekere angst voor ‘totaal anders moeten gaan werken’, iets wat begrijpelijk is, zeker omdat een goed voorbeeld van een vergelijkbare organisatie of het management ontbreekt.

> Er is een duidelijk bericht opgesteld aan alle medewerkers van de organisatie wat de definitie en bedoeling van digitaliseren is in deze context en de belofte is gemaakt om het proces in kaart te brengen.

w

2: Wat gebeurt er nu?

> De adviseurs van Stendig hebben geschetst wat er komt kijken bij verandertrajecten, zodat de afdeling houvast had. Zo is gesproken over rollenverdelingen, het werken in groepen en het geven van feedback.

> Er is vervolgens bekeken wat het huidige plan is en waar men tegen aan loopt. Het plan bleek te standaard voor een vernieuwing zoals de digitalisering, evenals de rollen die men zelf van nature innam.

> Iets dat goed gedaan was en nu nog iets verder is uitgewerkt, is de schets van de gewenste situatie. Deze gewenste situatie was vooral nog beschreven in termen van de functionaliteiten van het nieuwe online systeem en liet nog wat weinig zien van concrete handelingen die medewerkers zouden moeten gaan treffen. Deze handelingen zijn in grote lijnen beschreven en iemand heeft als taak gekregen deze verder uit te werken.

3: Wat moet er (nog) gebeuren?

> Een van de dingen die in ieder geval nog moest gebeuren, is verkennen welke ervaring medewerkers van deze afdeling persoonlijk hadden met digitaliseren en computers. De ervaringen bleken verder uit elkaar te liggen, al had bijna iedereen interesse in de mogelijkheden. Bovendien zijn er specifieke leden aangewezen die vragen vanuit de organisatie konden beantwoorden en die presentaties konden verzorgen over de vooruitgang.

> Vanuit Stendig hadden we geregeld dat vanuit hoog in de organisatie een aantal directieleden deze afdeling kwamen toespreken om ze een hart onder de riem te steken. Ze zijn de eersten, in een traject dat veel mensen schuwen. Er is duidelijk gemaakt dat zij niet voor niets de eerste zijn, zowel in termen van inhoudelijk werk en zeker niet in de minste plaats omdat deze afdeling het aan kan door de mensen die er werken.

> Er is bovendien geregeld dat op het moment dat de digitalisering in volle gang is, er leuke activiteiten rondom het digitaliseren en vooral afscheid nemen van papier georganiseerd gaan worden (voor de hele organisatie).

Resultaat: Iedereen van de afdeling spreekt dezelfde taal en er heerst weer rust. De energie en lol om deze uitdaging aan te gaan is er ook weer. Bovendien is er een leerplan voor de afdeling en enkele rollen en taken specifiek, en een plan om de rest van de organisatie op de hoogte te houden.